- Download des Dokuments
- (Erneuter) Versand per E-Mail des Dokuments - wenn die Person eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat
- Löschen der Zuwendungsbestätigung
- Aktualisieren des Dokuments
Löschen, Aktualisieren und der Versand per E-Mail sind nur möglich, wenn dein Login das Recht für Zuwendungsbestätigungen hat (siehe Login- und Rechteverwaltung im twingleMANAGER). Mit diesem Recht kannst du Bestätigungen selbst löschen und neu erstellen.
Aktualisieren des Dokuments
Wenn sich die persönlichen Daten der Person oder der Betrag einer Zahlung der Zuwendungsbestätigung geändert hat, kannst du diese aktualisieren. Dabei wird das Dokument mit den vorhandenen Daten neu erstellt. Die fortlaufende Nummer bleibt dabei erhalten.
So korrigierst du Name, Firma, Adresse oder Betrag: Ändere zuerst die Daten der Person in den Zahlungsdetails. Öffne danach die Zuwendungsbestätigung der Zahlung. Hat sich etwas geändert, erscheint der Hinweis "Daten haben sich geändert. Dokument jetzt aktualisieren?". Klicke auf den Link und bestätige mit "Ja, neu erstellen". Die Bestätigung wird mit den neuen Daten neu erstellt und ersetzt die bisherige Version. Bei einer Sammel-Zuwendungsbestätigung werden dabei auch die Beträge der Zahlungen dieser Person im Datensatz neu berechnet. Das Dokument wird nicht automatisch erneut versendet: Lade es über "Download" herunter oder versende es über "Per E-Mail versenden". Informiere die Person darüber, dass nur das aktualisierte Dokument verwendet werden darf.
Wird dir der Hinweis nicht angezeigt, findest du am unteren Rand der Vorschau den Link zum Neuerstellen des Dokuments (für den Fall, dass sich Adressdaten oder der Betrag geändert haben).
Hinweis: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.
Löschen der Zuwendungsbestätigung
Wenn eine Zahlung versehentlich bestätigt wurde oder zurück gezogen wurde, kann es nötig sein eine Zuwendungsbestätigung zu löschen. Beachte dabei folgendes:
- Die Person welche die Bestätigung ursprünglich erhalten hat, wird nicht automatisch über die Löschung informiert. Das musst du selber machen.
- Wenn die Zuwendungsbestätigung bereits verschickt wurde, kann die Person diese ggf. beim Finanzamt einreichen. Das kann weder twingle noch du kontrollieren.
- Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.