Hier erfährst du, wie du Zugänge (Logins) für Kolleg:innen oder externe Personen im twingleMANAGER anlegst, ihnen Einladungs-E-Mails zukommen lässt, ihre Rechte festlegst und Zugänge wieder entfernst. Die Verwaltung wird auch Benutzerverwaltung, Nutzerverwaltung oder Admin-Rechte genannt. Logge dich im twingleMANAGER ein und öffne Organisationseinstellungen / Logins & API-Keys. Jeder Login hat eigene Rechte und einen eigenen Zugriff auf Projekte.
Hinweise:
- Der Bereich Logins & API-Keys ist nur sichtbar, wenn dein Login die Rechte "Loginverwaltung" und "Organisationseinstellungen" hat. Fehlt der Reiter, fehlt deinem Login das Recht "Loginverwaltung".
- Logins mit dem Recht "Loginverwaltung" erkennst du in der Liste am Icon mit den zwei Köpfen.
- Rechte gelten immer für den einzelnen Login, nicht für eine E-Mail-Adresse. Ein Login mit "Loginverwaltung" kann die Rechte aller Logins deines twingle-Kontos ändern.
Informationen und Funktionen
- Logins (nur sichtbar mit entsprechenden Rechten)
- Neuen Login anlegen
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Loginname oder Microsoft-SSO Login
- Status der 2-Faktor-Authentifizierung (deaktiviert, per E-Mail oder per SMS)
- Administrative Rechte zur Verwaltung von Logins (leer = keine Rechte)
- Projekte Zugriffsrechte – Alle oder Anzahl X (Sichtbarkeit und Zugriff auf bestimmte Projekte)
- Bearbeiten eines Logins
Neuen Login anlegen/ Login bearbeiten
- Vor- und Nachname
- E-Mail Adresse
- Loginname (frei wählbar)
- Loginservice – twingle (Standard) oder Microsoft SSO (=Login über ein Microsoft-Konto)
- 2-Faktor-Authentifizierung – E-Mail, SMS oder keine (leer - nicht empfohlen; entfällt bei Microsoft SSO)
- Rechte: Liste verschiedener Bereiche, zu denen der Zugriff definiert werden kann
- Projekte: Auswahl, auf welche Projekte zugegriffen werden darf (Optionen: Alle = Sichtbarkeit und Zugriff auf alle bestehenden und zukünftigen Projekte, Anzahl X = Sichtbarkeit und Zugriff nur auf bestimmte Projekte, kein Zugriff auf neu angelegte Projekte)
- Speichern
- Login löschen (nicht rückgängig machbar)
Ablauf nach dem Anlegen eines Logins
- Die Person erhält eine E-Mail mit dem Betreff "Ein Account steht für Dich bereit", ihrem Loginnamen und der Schaltfläche "Jetzt Passwort festlegen".
- Über den Link vergibt die Person ihr eigenes Passwort. Du vergibst kein Passwort und musst keines weitergeben.
- Der Link ist 7 Tage gültig. Danach kann die Person auf der Login-Seite über "Passwort vergessen?" mit dem Loginnamen einen neuen Link anfordern.
- Bei einem Login über Microsoft-SSO enthält die E-Mail stattdessen die Schaltfläche "Jetzt im twingleMANAGER einloggen". Ein Passwort ist nicht nötig.
Beim Anlegen sind alle Rechte außer "Loginverwaltung" vorausgewählt, dazu Zugriff auf alle Projekte und kein 2-Faktor-Login. Passe die Auswahl vor dem Speichern an.
Hinweise:
- Kommt die E-Mail nicht an, prüfe den Spam-Ordner und ob die E-Mail-Adresse richtig geschrieben ist.
- Für einen 2-Faktor-Login per SMS ist die Mobilnummer im internationalen Format nötig, siehe Wie kann ich den 2-Faktor-Login aktivieren?.
Rechte eines Logins ändern
- Logge dich im twingleMANAGER ein und öffne Organisationseinstellungen / Logins & API-Keys.
- Klicke in der Liste auf den Login.
- Aktiviere oder deaktiviere die Rechte und wähle bei "Projekte", auf welche Projekte der Login zugreifen darf.
- Klicke auf Speichern.
Hinweise:
- Um einem Login die Verwaltung von Logins zu erlauben, aktiviere "Loginverwaltung". "Organisationseinstellungen" wird dabei automatisch mit aktiviert.
- Mit "Loginverwaltung" bekommt der Login automatisch Zugriff auf alle Projekte.
- Mit "Vollzugriff" aktivierst du alle Rechte auf einmal.
Rechte für Bereiche und Funktionen
Hier können einzelne Bereiche und Funktionen aktiviert oder deaktiviert werden
- Vollzugriff – Alles wird aktiviert
- Sichtbarkeit und Zugriff auf die Organisationseinstellungen
- Loginverwaltung – Logins mit diesem Recht werden in der Liste mit einem Admin-Icon gekennzeichnet. Logins ohne dieses Recht sehen den Bereich "Logins" in den Einstellungen nicht! Voraussetzung: Der Zugriff auf die Organisationseinstellungen muss aktiviert sein.
- Statistiken – Anzeige der Statistiken auf dem Dashboard
- Projekteinstellungen – Sichtbarkeit und Zugriff auf die Projekteinstellungen
- Funktion Projekte zu erstellen und zu kopieren
- Funktion Projekte zu archivieren
- Funktionen Zahlungsdaten zu sehen, zu editieren und herunterzuladen
- Sichtbarkeit und Zugriff "Kontoabgleich" – Optionaler Zusatzservice, der zuvor aktiviert werden muss. Die Aktivierung setzt Zugriff auf Zahlungsdaten voraus.
- Sichtbarkeit und Zugriff auf Zuwendungsbestätigungen – Mit dem Recht erscheint im twingleMANAGER der Menüpunkt "Zuwendungsbestätigungen". Dort kannst du über "Vorlagen bearbeiten" die Inhalte der Zuwendungsbestätigung und der E-Mail anpassen.
Abhängigkeiten von Rechten werden mit dem Info-I bei den jeweiligen Optionen erläutert.
Typische Rechte-Kombinationen
Einige Rechte setzen andere Rechte voraus und werden beim Aktivieren automatisch mitgesetzt:
- "Zahlungsdaten ändern" und "Zahlungsdaten herunterladen" setzen "Zahlungsdaten anzeigen" voraus.
- "Kontoabgleich" setzt "Zahlungsdaten anzeigen" und "Zahlungsdaten ändern" voraus.
- "Projekte erstellen, kopieren" und "Projekte archivieren" setzen "Projekteinstellungen" voraus.
- "Loginverwaltung" setzt "Organisationseinstellungen" voraus.
Beispiele:
- Nur lesen (Zahlungen und Statistiken): Aktiviere "Statistiken" und "Zahlungsdaten anzeigen", alle anderen Rechte bleiben aus.
- Zahlungen sehen, Projekte nicht bearbeiten: Aktiviere "Zahlungsdaten anzeigen" ohne "Projekteinstellungen". Der Login sieht dann Zahlungen, kann aber die Einstellungen der Projekte nicht öffnen.
- Projekte gestalten, keine Zahlungen sehen: Aktiviere "Projekteinstellungen" ohne "Zahlungsdaten anzeigen".
Zugriff auf Projekte
In diesem Bereich konfigurierst du den Zugriff auf einzelne Projekte.
Wenn bei einem Login „Zugriff auf alle Projekte“ nicht aktiviert ist, hat dieser Login keinen automatischen Zugriff auf künftig erstellte Projekte anderer Personen. Dafür ist jeweils eine manuelle Freischaltung erforderlich.
Auf Projekte, die mit diesem Login künftig erstellt werden (eigene Projekte), ist jedoch weiterhin der Zugriff automatisch möglich.
Rechte und Personenübersicht
Hinweise:
- Für die Personenübersicht gibt es kein eigenes Recht. Sie ist an "Zahlungsdaten anzeigen" gekoppelt, ein Export der Personen zusätzlich an "Zahlungsdaten herunterladen".
- Personen gehören zur Organisation, nicht zu einem Projekt. Ein Login mit "Zahlungsdaten anzeigen" sieht deshalb die Personen deiner gesamten Organisation, auch wenn er nur auf einzelne Projekte zugreifen darf.
- Sollen Spender:innen für einen Login nicht sichtbar sein, aktiviere "Zahlungsdaten anzeigen" für diesen Login nicht.
Zugang für Externe oder Vertretungen
Für externe Personen, Dienstleister oder Vertretungen legst du einen eigenen Login mit den Rechten und Projekten an, die wirklich nötig sind:
- Wähle bei "Projekte" nur die Projekte, auf die die Person zugreifen soll.
- Deaktiviere vorausgewählte Rechte, die nicht nötig sind. Lässt du "Zahlungsdaten anzeigen" aus, sieht die Person keine Zahlungen und keine Spender:innen.
- Zugänge sind nicht befristet. Endet die Zusammenarbeit oder die Vertretung, lösche den Login (Login anklicken, "Login löschen").
Personalwechsel: Zugang übergeben
- Lege für die Nachfolge einen neuen Login an: Logge dich im twingleMANAGER ein, öffne Organisationseinstellungen / Logins & API-Keys und wähle "Neuen Login anlegen". Die Person erhält eine E-Mail und vergibt ihr Passwort selbst.
- Gib dem neuen Login die nötigen Rechte, bei Bedarf auch "Loginverwaltung".
- Lösche danach den Login der bisherigen Person: Klicke ihn in der Liste an und wähle "Login löschen". Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Hinweise:
- Überschreibe keinen bestehenden Login mit den Daten der neuen Person. Dabei bleibt das bisherige Passwort bestehen und die neue Person erhält keine E-Mail zum Festlegen eines Passworts.
- Es sollte immer mindestens ein Login mit "Loginverwaltung" vorhanden sein, sonst kann niemand mehr Logins verwalten. Du kannst auch deinen eigenen Login und den letzten Login mit "Loginverwaltung" löschen. Weise deshalb vorher einer anderen Person "Loginverwaltung" zu.
- API-Keys sind unabhängig von Logins und bleiben beim Löschen eines Logins bestehen. Prüfe im Bereich Logins & API-Keys, welche API-Keys noch gebraucht werden, und lösche die übrigen.
- Empfänger der E-Mail-Kopie bei erfolgreichen Zahlungen sind nicht an Logins gebunden. Logge dich im twingleMANAGER ein und öffne Projekteinstellungen / Allgemein / E-Mail Benachrichtigungen, um sie je Projekt anzupassen.
Zugang zu mehreren twingle-Konten
Hinweise:
- Ein Login gehört immer zu genau einem twingle-Konto. Für den Zugriff auf mehrere Konten brauchst du in jedem Konto einen eigenen Login.
- Lege den Login in dem Konto an, für das er gelten soll: Öffne die Organisationseinstellungen dieses Kontos und dort Logins & API-Keys.
- Jeder Loginname ist nur einmal vergeben. Die E-Mail-Adresse kann bei mehreren Logins dieselbe sein, der Loginname muss sich unterscheiden. Das Passwort legst du für jeden Login über den Link in der E-Mail fest.
- Innerhalb eines Kontos steuerst du über "Projekte", auf welche Projekte ein Login zugreifen darf.
E-Mail-Adresse eines Logins ändern
- Die E-Mail-Adresse eines Logins ändert eine Person mit "Loginverwaltung": Öffne Organisationseinstellungen / Logins & API-Keys, klicke den Login an, ändere die E-Mail-Adresse und speichere.
- Im eigenen Benutzerprofil ist die E-Mail-Adresse nicht änderbar, siehe Benutzerdaten, Login, Passwort und Sprache ändern.
- Beim Ändern wird keine neue Einladung verschickt. Die Person kann über "Passwort vergessen?" mit dem Loginnamen einen Link an die neue Adresse anfordern.